智元软件公文审批系统-发文管理模块详细介绍
发文拟稿纸签批  公文正文附件组件(iDoc)  打印发文登记单  修改痕迹、全文手写审批
拟稿-审核-领导批示-签发-套印、盖章-下发的处理过程
一、功能概述

     实现从发文拟稿到签发到归档全部过程的电子化、自动化,实现本单位发文快速,高效,及时的目的,是公文审批系统中最重要的模块之一。发文运转一般包括发文拟稿、部门核稿、会稿、办公室审核、会签、签发、归档等几个步骤,其中有些步骤是可选步骤,比如会稿、会签等。所有的流转均在计算机网络环境下协同完成,系统支持全文批注和批注痕迹保留,方便发文稿件修改、生成正文、打印办理单的功能。系统提供的流程跟踪列表中列出了所有经办人员的操作时间、操作内容、流程走向。办理意见可以直观查看。管理员可以对文件流程、流程名称、流程走向、正文格式、文件字、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。系统中流程允许用户自定义,使系统可以适应各种公文流程需求。

二、流程说明
     下图是发文一个非常标准、典型的流程图。本部分的使用说明依照下图流程进行分析讲解。首先在此先介绍该流程图的处理方式,从下图可以明显的标明,整个发文流转过程所要进行的处理有起草、审核 / 核稿、审批、签发、清稿、办公室处理等,我们把这些事务称为环节;每个处理环节所对应的处理人称之为处理角色,包括有起草人、办公室、科室 / 部门、主要领导、分管领导等,可理解为在公文流转中实际处理这个环节的一组人。从整体看,每个角色所对应的环节,就是该角色在发文流程流转中所具的权限和所需要进行的操作。流程图说明清楚之后,对该流程在系统中的具体应用进行分步说明。

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三、起草公文
第一步: 用户进入系统后,然后点击菜单栏中“后台管理”,点击菜单中的“发文管理”链接进入的发文管理主界面,点击左边导航栏的“起草公文”,进入如下界面:

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第二步: 填写发文拟稿纸,填写发文单位、拟稿人、标题、主题词、内容简介、主送单位、抄送单位等;
第三步: 增加正文,在拟稿纸下方的正文区域,把起草好的正文文件加入到系统中去,点击正文控件第一个按钮,选择保存在本地计算机的正文附件文件,如下图所示:

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第四步: 选择审批流程,在拟稿纸下方的审批过程区域,点击“选择”按钮,选择文件所需的审批流程,如下图所示:
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第五步: 填写完成拟稿纸、加入正文、选择审批流程后,点击拟稿纸表单按钮栏上的“提交”按钮,进入文件审批流程;

四、审批环节和审批人
文件起草完成与用户审批完后,点击“提交”进入,审批环节与审批人选择。
确认下一审批环节
   选中下一环节审批名称后,点击“确定”按钮。

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确认下一审批环节
点击“查找”按钮选择环节的审批人;
选择审批规则;
顺序审批: 按照审批人用户先后顺序审批,全部审批人处理完,进入下一环节;
并发审批: 同时通知所有审批人,有文件审批,不分先后顺序处理,全部审批人批示完成,进入下一环节;
选择审批通知提醒方式,提醒下一环节审批人,有新文件需要审批。
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五、公文审批
第一步:
用户进入系统后,会在“待办公文”模块下的发文管理显示等待审批的文件,并同时有小助手提示有多少份文件等待审批,点击需审批文件的链接,对文件进行审批,如下图所示:

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第二步: 在正文区域中双击打开文件,可对文件进行修改,系统会自动保留文件修改痕迹,如下图所示:
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第三步: 手写批注文件,选中正文文件,点击附件控件中的“ 智元软件公文审批系统-发文管理模块详细介绍”按钮,可对文件进行手写批注。如下图所示:
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第四步: 填写审批意见,切换到“审批意见”也签中,选择意见类型“签发意见”、“会签意见”、“领导意见”、“其他意见”,在意见栏中,填写意见内容,也可以选择“手写批注”按钮,手写批示意见,同时审批意见也可以从常用审批语表中选择。
第五步: 填写完成意见以后,点击按钮栏中的“提交”按钮,把文件呈送给下一审批人审批。

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六、文书处理
文件审批完成以后,返回给办公室文书对文件进行编号、清稿、套印、盖章、下发。文书在整个文件审批过程中起到关键作用。下图为文书处理文件界面:

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第一步: 发文编号,点击按钮栏上的“发文编号”按钮,选择文件对应的发文字,系统会自动编号,填写到发文稿纸上的发文编号域中。
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第二步: 清稿,点击按钮栏上的“清稿”按钮,系统会自动完成清稿,清除修改痕迹,生成修改后的文件。
第三步: 套印,点击按钮栏上的“套印”按钮,选择文件对应的红头模板,系统会自动生成正是的文件,如下图所示:
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七、公文下发
第一步:正式发文,点击按钮栏上的“正式发文”按钮,选择文件下发范围,如下图所示,选中接收用户和单位以后,点击“确定”按钮,发文完成。

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八、签收情况
第一步: 用户登陆系统后,进入后台管理,点击“发文管理”栏目,选择左边导航栏的“签收情况”,进入签收情况主界面。
第二步: 点击文件列表中“签收情况”链接,如下图所示:

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第三步, 在文件签收界面中,可以查看各接收用户和单位签收情况,在签收情况表格中,对某个接收单位可以列出收文单位名称,签收状态,签收时间,签收人, IP 地址,反馈内容等信息;
第四步, 在签收情况页面中,有“签收情况”,“已签收”,“未签收”三个标签,可以切换这些标签,查看该状态下的收文单位列表,例如:已签收文件单位列表和未签收文件单位列表;

九、公文归档
第一步: 用户登陆系统后,进入后台管理,点击“发文管理”栏目,选择左边导航栏的“正式发文”,进入正式发文列表主界面,如下图:

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第二步: 在文件列表左侧第一列勾选要归档的文件,点击界面下方的“归档”按钮,即完成文件的归档,文件会自动转入公文库中。